短文排版的正確技巧

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由於科技的進步，電腦文書處理易於修改、輸出美觀的特性，讓它在短短幾年間幾乎取代了絕大多數的紙筆作業，付費軟體如MS Office系列的Word、免費軟體如OpenOffice中的Writer，功能皆十分強大，遠遠超出一般人所需，功能太強的後果，使用者愈來愈不重視排版規範，隨心所欲縮放文字、插入圖檔、改變顏色等等，整篇文章猶如裝飾過頭的聖誕樹，過度花俏反倒造成閱讀障礙。需知文章是為了讀者而排版，如何才稱得上好的排版？簡單的說，版面清爽，段落分明，文稿結構清楚，看起來舒服就是了。

放眼所見，只要用到文書處理，許多人心中第一個想到的軟體就是MS Word。事實上，欲排出一份漂亮的文字稿，並不需功能強大的文書處理軟體，除非有特殊要求，非得利用這類軟體不可，單純的版面，就算用Windows附屬應用程式的小作家(Writer)也能達到同樣的效果，只要注意一些細節就夠了。以下就頁面配置、段落樣式、字體選擇三者作說明。

頁面配置

1. 輸入文稿前，先設好欲輸出的紙張大小，以及版面上下左右留白，一般的小型印表機輸出尺寸頂多到A4，A4大小是不錯的選擇，或者較小的B5，為方便輸出，盡量使用標準紙張，勿自訂大小。
2. 紙張四周留白千萬別吝嗇，為了將更多文字擠進一張紙內而把四周留白縮得很小是大忌，留白太小呈現出擁擠不堪的外觀，留白太多則顯得過於鬆散，以A4紙張而言，左右至少留2公分，上下各留3公分以上是起碼的要求。
3. 若單列文字過長，容易造成讀者眼球轉動的疲勞，以及增加看錯列的機會，不妨利用分欄的技巧將文字分成兩欄，甚至三欄，以縮短文字列長度，單列長度短，讀者較能掌握文意，而非苦苦尋找現在的位置。
4. 長度超過一頁時，最好標註頁碼，因排版等於是列印的前置作業，加註頁碼能有效降低文稿散亂的問題。

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段落樣式

1. 假如文書處理系統提供樣式表，最好利用樣式排版，可使版面具有一致性的外觀，並方便修改。
2. 段落格式首重間距，由於中英文字體的差別，中文字筆劃多，排列較擠，行距務必大於字距，才不會整篇文章密密麻麻，分不清字的走向。
3. 以加大段落間距的方法，區分段落，切記段落間距一定要大過行距。才能讓同一段文字形成一個區塊。
4. 利用變化字體、字型大小與段落間距，適度突顯章節標題。
5. 表格、插圖等文件附加說明屬參考性質，勿喧賓奪主，查閱用的大型表格不妨置於文末當成附件，不要插入本文中。

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字體選擇

1. 注意中英文字體搭配問題，Serif字體(筆劃尾端有勾勒)適合搭配明體，Sans Serif(筆劃尾端無勾勒)搭配圓體或黑體，中文字的特色為一字一方塊，明、黑、圓體均為盡量填滿方塊的字型，小字仍可清晰分辨，一般人常用的楷體勉強只能用在標題或簡短的引文，因楷體其實不容易閱讀，小於14pt的楷體幾乎糊成一團，至於隸、行書等藝術類型的花體字更不能用，除非設計DM或海報，講求版面活潑，正式文件少用為妙，否則顯得不夠莊重。
2. 英文、數字以純英文字體品質較佳，少用中文字附帶的英數字。以MSWord為例，可以在樣式表或字型對話框中直接指定中文字體與英文字體。
3. 避頭點：每行開頭不要有標點符號，是專業排版的準則。
4. 字體不要任意變化，一篇文章中，字體不要超過兩種。同樣的原則，為避免造成閱讀障礙，字體種類不要多，而且要有一致性，內文字體、標題字體前後要保持相同。
5. 內文中，除非有強烈需求，盡量避免用粗體、斜體、底線，如需使用，請加在關鍵字上，勿整段都是此類變化字型。

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