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時間管理的利器 -- Google Calendar

Page history last edited by PBworks 17 years, 11 months ago


前言

網路行事曆的概念起源甚早,諸如YahooMSN等入口網站均將個人行事曆列入正式服務中,功能類似將傳統的萬用手冊搬到電腦上使用,由於一般人不會整天盯著電腦,考慮周到的會加上行事曆列印、PDA同步、Email、簡訊通知等加值服務,方便隨時掌握與安排個人行程。

看似完美的時間管理解決方案,使用者卻不多,包括我自己在內,也提不起使用意願,原因在於太偏向個人化,忽略網路程式最傑出的部份--溝通與分享,瑣碎的行程安排,本就是煩人的工作,假如只是將萬用手冊搬到電腦,還不如拿本真正的萬用手冊,至少可以隨身攜帶,甚至拿張Post-It隨寫隨貼,都好過開機加網路連線,故使用者寡可想而知。

隨網路基礎建設的完整,網路行事曆的概念被拿來重新檢討,iCalendar就是新觀念下的產物,第一次接觸iCalendar是Mac OSX的標準附屬程式-iCal,在iCal這套軟體下,你可以按個人需要規畫許多份行事曆,因一個人的行程至少有公私之別,為不同類別的行程分別設置行事曆是非常合理的,有些行事曆可以公開、或與特定人物分享,也可以訂閱他人的公開行事曆,譬如公司的產品有發表週期、學校的學期行事等,只要透過iCal的訂閱機制,這些事件就會自動加入個人行事曆中,若事件有更動,訂閱者的行事曆也會同步更改,十分方便,可惜Apple為德不卒,iCal基本上是整合在.Mac服務中,想用得額外花錢,不然就要自設WebDAV伺服器。

Google Calendar的出現為iCalendar的普及注入一劑強心針,目前提供行事曆服務的網站不是沒有,Planzo就是一例,但用起來並不順手,Google Calendar的操作介面十分類似Apple的iCal,Apple的美工設計乃業界典範,在我用過的Google眾多服務中,Google Calendar最為美觀,更大幅強化網路上的應用,分享、邀請一應俱全,雖然它是Web Application,機能之強遠優於行事曆軟體,看得出Goole對它寄望甚殷,在英文介面下的Gmail左上角有個小選單,從左到右將Google搜尋、GMail、Calendar一字排開,Calendar與廣受大家喜愛的GMail是並列的,事實上兩者間的整合也非常好。

以下將Google Calendar的使用作個簡單的說明,由於Google Calendar操作並不難,故著重在功能的介紹,而非細節操作上,詳請參閱圖上的紅字說明。

 

外觀一覽

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行事曆管理

新增行事曆

設定與管理

個別行事曆的選項

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事件的管理

新增一個事件

事件的檢視與修改

事件的細部設定

在細部設定裡,可以設定重複事件、約會對象、提示時間。

 

 

如有邀請對象或自己是受邀請者,將顯示與會人數,與是否參加的意見回條。

 

利用Quick Add快速新增一筆事件

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分享行事曆

加入他人的行事曆(以新增台灣假日為例)

 

 

公開個人行事曆或與特定人物分享

按下行事曆旁的倒三角形,選擇Share this calendar,打開共享設定,有各種不同權限供選擇。

 

若訂閱他人的行事曆,而對方只允許看到空閒、忙碌狀況,在個人行事曆上就像這個樣子。

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